Chapitre 6
Faire une rétrospective
Préparer une séance, recueillir les retours, voter, discuter, et transformer ce qui se décide en tâches du planning.
À quoi sert l'onglet Rétrospectives
Une rétrospective, c'est le moment où une équipe regarde comment elle a travaillé plutôt que ce qu'elle a produit. L'onglet la tient de bout en bout, et la relie au planning : ce qui s'y décide devient une tâche, pas une ligne de compte rendu.
- Une séance se crée dans un projet, ou seule depuis l'onglet Rétrospectives : une équipe sans planning se réunit quand même.
- Rattachée à un projet, elle prend ses participants parmi ses membres, et se pose si vous le voulez sur la phase dont elle parle.
- Créée seule, elle vit à sa propre adresse et n'emprunte ses droits à aucun planning. Une action décidée là n'a alors pas de planning où atterrir.
- L'onglet reste utile sur un projet vide : une équipe qui démarre fait souvent sa rétro avant d'avoir posé son planning.
Préparer la séance
La création tient en un nom et un format. Tout le reste se règle avant de démarrer, et se change tant que la séance n'a pas commencé.
- Quatre formats de discussion : ce qui va bien et à améliorer, Start Stop Continue, Mad Sad Glad, et les 4L.
- Trois jeux : le bateau, l'étoile de mer et la montgolfière. Chacun pose sa métaphore et sa règle, expliquée à l'introduction.
- Ou vos propres colonnes, si aucun format ne correspond.
- Les réglages décident de ce que la séance permet : anonymat, masquage des cartes, vote, commentaires, regroupement, actions.
Ce que la séance permet, réglage par réglage
Une rétrospective n'a pas la même forme selon l'équipe et le moment. Les réglages ne sont donc pas des préférences d'affichage : ils ouvrent ou ferment des étapes entières, et une séance sans vote ni actions est une conversation, ce qui est parfois exactement ce qu'il faut.
- Le vote ouvre l'étape du même nom et le classement des sujets. Fermé, la discussion suit l'ordre des colonnes.
- Le regroupement ouvre l'étape où les cartes se réunissent. « Tout le monde peut regrouper » la confie à la salle plutôt qu'au seul facilitateur : réunir deux cartes, c'est décider qu'elles disent la même chose.
- Les commentaires permettent de répondre sous une carte pendant la discussion, sans occuper la parole.
- Les actions ouvrent le passage du sujet à l'engagement, puis à la tâche du planning.
- Deux réglages décident de ce qu'un participant peut reprendre : modifier sa carte, la supprimer. Le facilitateur, lui, peut toujours retirer une carte.
- Trois réglages gouvernent le vote : le nombre de voix par personne, entre 1 et 20, la possibilité de poser plusieurs voix sur la même carte, et la visibilité des compteurs pendant le vote.
Qui peut lire la séance
La visibilité se règle séance par séance, et ne se confond pas avec l'anonymat : l'une dit qui entre dans la salle, l'autre si les cartes portent un nom.
- « Tous les membres du projet » : la séance figure dans leur liste, et chacun peut la rejoindre.
- « Les participants seulement » : elle n'apparaît pas à ceux que vous n'avez pas conviés.
- « Copier le lien » donne l'adresse de la salle. Elle ne contourne rien : celui qui l'ouvre doit malgré tout avoir le droit d'entrer.
- Convier quelqu'un se fait depuis les participants, tout le projet d'un coup ou personne par personne.
L'anonymat, et ce qu'il garantit
Une rétro anonyme n'affiche aucun nom d'auteur, y compris pour la personne qui anime. Ce n'est pas un réglage d'affichage : le nom n'est jamais envoyé à votre navigateur.
- L'anonymat se pose avant le démarrage, et ne se retire plus ensuite : les cartes déjà écrites l'ont été sous cette promesse.
- Vous reconnaissez toujours vos propres cartes, sinon vous ne pourriez plus les modifier.
- Le masquage est autre chose : pendant la collecte, chacun ne voit que ses cartes, jusqu'à ce que l'animateur les révèle. Les premiers retours n'influencent pas les suivants.
Convier quelqu'un qui n'a pas de compte
Un client, un prestataire, un collègue d'un autre service invité pour une séance et une seule : leur demander de créer un compte pour une réunion d'une heure est un prix que beaucoup refusent de payer. La séance s'ouvre donc à eux par un simple lien.
- Dans les réglages, ouvrez « Invités sans compte ». Un lien apparaît : c'est lui que vous envoyez.
- Celui qui l'ouvre saisit un prénom et entre. Aucune adresse électronique ne lui est demandée, et aucun compte n'est créé.
- Il participe comme les autres : déposer, modifier, commenter, voter, réagir, lever la main, et voir la synthèse.
- Il ne voit rien au-delà de la séance : ni le projet, ni le planning, ni les autres rétrospectives. Il ne peut pas exporter.
- Son nom porte la mention « invité » partout où il paraît. Un prénom saisi librement n'est vérifié par personne, et la mention fait que personne ne s'y trompe.
- Régénérer le lien, ou refermer la porte, met dehors les invités déjà entrés. Leurs cartes, elles, restent : la discussion en cours porte peut-être sur l'une d'elles.
- La porte se referme d'elle-même à la clôture, et le lien expire au bout de douze heures.
Les six étapes d'une séance
La séance avance étape par étape, et l'étape décide de ce qui est possible. On ne dépose qu'en collecte, on ne vote qu'au vote. Le facilitateur avance d'une étape à la suivante, et peut aussi revenir en arrière : une collecte rouverte parce qu'un retardataire arrive n'est pas un incident.
- Introduction : l'objectif, la règle du format, la durée annoncée, et la question brise-glace.
- Collecte : chacun écrit ses retours dans les colonnes. C'est le moment le plus silencieux de la séance, et c'est normal.
- Regroupement : les cartes qui parlent du même sujet se réunissent. Rien n'est effacé, et leurs voix s'additionnent.
- Vote : chacun répartit ses voix sur ce qui compte le plus. Le classement s'établit tout seul.
- Discussion : les sujets se prennent du plus voté au moins voté, et ce qui se décide devient une action.
- Synthèse : le bilan chiffré de la séance, une fois qu'elle est close.
Ouvrir la séance : le brise-glace
L'introduction n'est pas une politesse. Une équipe qui enchaîne depuis trois réunions n'est pas dans la pièce, et la collecte qui suit s'en ressent : trois cartes polies au lieu de quinze. Une question courte, à laquelle chacun répond une fois, coûte deux minutes et change la séance entière.
- Une réserve de questions est fournie, et le bouton en tire une au hasard. Une autre se tire si celle-ci ne convient pas.
- La question s'affiche pour tout le monde pendant toute l'introduction, puis se retire d'un geste.
- Elles portent sur le vécu et jamais sur le travail : c'est ce qui les rend faciles à répondre pour ceux qui parlent le moins.
Réunir les cartes qui disent la même chose
C'est l'étape qu'on saute le plus volontiers, et celle qui décide de la qualité du vote. Trois formulations d'un même sujet se partagent les voix et sortent derrière un sujet mineur qu'une seule carte portait. Regrouper n'est pas du rangement, c'est de la mesure.
- À la souris, faites glisser une carte sur celle qui la résume : elle vient se ranger dessous.
- Au clavier, cochez les cartes qui parlent du même sujet, puis réunissez la sélection. Le même résultat, sans geste de pointage.
- Rien n'est effacé. La carte de tête affiche le nombre de cartes réunies, et les voix de toutes s'additionnent sur elle.
- « Séparer les cartes » défait le groupe. Le geste s'applique aux cartes réunies, pas à la carte de tête : c'est sous elle qu'elles sont rangées.
- Selon le réglage, le regroupement est réservé au facilitateur ou ouvert à toute la salle.
Voter, et ce que le vote décide
Le vote ne désigne pas une vérité, il désigne l'ordre de la discussion. C'est pour cela qu'il prend deux minutes et en fait gagner trente : sans lui, on parle des sujets dans l'ordre où les cartes sont arrivées, c'est-à-dire au hasard.
- Chacun dispose d'un budget de voix, réglé avant la séance. Cinq convient à la plupart des équipes.
- Selon le réglage, plusieurs voix peuvent se poser sur la même carte : c'est ce qui permet d'appuyer fortement sur un sujet plutôt que d'en désigner plusieurs.
- Le compteur de voix restantes est affiché en permanence, et une voix se retire aussi bien qu'elle se pose.
- Compteurs masqués, personne ne voit les totaux tant que le vote dure. Les premiers votes n'entraînent alors pas les suivants.
- Les voix d'un groupe de cartes s'additionnent : c'est ce qui donne son intérêt à l'étape précédente.
Discuter, et marquer ce qui est traité
La discussion suit le classement, du plus voté au moins voté. L'écran tient la liste des sujets et l'avancement, ce qui évite la question qui revient toujours au bout de quarante minutes : de quoi a-t-on déjà parlé ?
- Un sujet se marque traité, et se rouvre si la conversation y revient.
- L'avancement s'affiche en clair : tant de sujets traités sur tant.
- Les commentaires se posent sous une carte, pendant la discussion. C'est le moyen de contribuer sans prendre la parole, et de garder une précision qui serait perdue à l'oral.
- Une carte peut devenir une action à tout moment de l'étape, et l'action garde le lien vers elle.
Animer sans y penser
Quelques outils servent uniquement à tenir la réunion, et disparaissent du compte rendu.
- Un minuteur partagé : tout le monde voit le même compte à rebours, parce que c'est le serveur qui donne l'heure de fin. Il se met en pause, se reprend et se remet à zéro.
- La levée de main : chacun demande la parole, et la file garde l'ordre des demandes. Le premier à demander parle le premier, et le facilitateur passe au suivant d'un geste.
- Les réactions : un emoji sur une carte, sans peser sur le vote. Elles restent ouvertes toute la séance, et disent l'accord sans consommer de voix.
- Les sondages : une question fermée, deux réponses au moins. Les résultats n'apparaissent qu'à la clôture du sondage, mais le nombre de réponses reste visible, ce qui permet de savoir qui manque sans savoir ce qu'il a voté.
La synthèse, et ce qu'elle chiffre
La dernière étape n'est pas un remerciement. Elle donne à la séance des chiffres comparables d'une fois sur l'autre, ce qui est la seule façon de savoir si les rétrospectives de l'équipe s'améliorent ou s'essoufflent.
- Le nombre de participants, dont les invités sans compte, et le nombre de feedbacks déposés.
- La moyenne de feedbacks par participant : c'est l'indicateur qui repère une séance où deux personnes ont tout écrit.
- Le total des voix, le nombre d'actions décidées et celles déjà terminées.
- La durée réelle de la séance, et le classement des sujets les plus votés.
Des décisions au planning
C'est le point qui distingue une rétro intégrée d'un outil posé à côté. Une action décidée en séance devient une tâche du projet, avec son responsable et son échéance.
- Une action porte un titre, une description, un responsable, une échéance et une priorité, comme n'importe quel autre travail.
- Cinq statuts en marquent la vie : à faire, en cours, bloquée, terminée, abandonnée. « Abandonnée » n'est pas un échec à cacher, c'est une décision qui se relit.
- Elle garde le lien vers le retour qui l'a fait naître, et vers la séance qui l'a décidée. Trois semaines plus tard, c'est ce contexte qui manque à la relecture.
- « Ajouter au planning » crée la tâche, à la racine ou sous la phase de votre choix, avec son responsable et son échéance.
- Le responsable fait avancer son action ; le facilitateur les modifie toutes.
- Les actions survivent à la clôture : la séance est finie, le suivi commence. L'onglet Actions les rassemble, séances confondues.
Emporter la séance
Quatre sorties, selon ce que vous voulez en faire.
- Les feedbacks en CSV, avec leurs voix. Les cartes anonymes le restent dans le fichier.
- Les actions en CSV, avec leur responsable, leur échéance et leur statut.
- Le board en image PNG, pour un compte rendu ou une présentation.
- L'impression du navigateur, qui sait enregistrer en PDF : la page sort en clair, sans les boutons.
Retrouver ses séances
Une rétrospective ne vaut que par la suivante. La liste garde les précédentes et montre ce qu'elles ont produit, plutôt que de les laisser se perdre une fois closes.
- Cinq statuts marquent la vie d'une séance : brouillon, à venir, en cours, terminée, archivée.
- Les filtres réduisent la liste aux séances en cours et à venir, aux terminées, ou aux seules actions.
- Quatre indicateurs en haut de liste : séances tenues, séances terminées, actions réalisées et actions encore ouvertes.
- L'archivage range une séance sans rien effacer, et se défait : c'est du classement, pas une suppression.
Ce que Ganttia ne fait pas
- Aucune notification : une action qui vous est confiée ne vous prévient pas, et une échéance passe en silence.
- Pas de courbe de tendance sur plusieurs séances : la liste donne le nombre d'actions et le taux de réalisation, séance par séance.
- Pas de mode présentation dédié à la salle : le mode présentation du produit porte sur le diagramme.
- Les colonnes d'une séance sont écrites dans la langue de celui qui l'a créée : ce sont du contenu, pas des libellés d'interface.