Le sondage de dates, et comment trouver une date qui convient
Fixer une réunion à six personnes par messages coûte en moyenne une vingtaine d'échanges, et finit souvent sur la date de celui qui a répondu le premier. Un sondage de dates renverse l'ordre : on propose quelques moments, chacun dit ce qu'il peut, et la date se lit dans les réponses au lieu de se négocier.
Pourquoi un sondage plutôt qu'un fil de messages
Un fil de messages traite les disponibilités une personne à la fois. Chaque réponse modifie la question posée aux suivants, et celui qui écrit en dernier n'a plus le choix qu'entre deux dates qui arrangent déjà les autres. Le sondage pose la même question à tout le monde en même temps, et c'est ce qui le rend équitable autant que rapide.
- Tout le monde répond sur les mêmes options, et la comparaison se fait d'un coup d'oeil.
- Personne n'a à suivre le fil : on répond une fois, et l'on revient voir le résultat.
- Les absents ne bloquent pas : l'organisateur voit qui manque et peut relancer, sans tout reprendre.
- La décision est traçable : on sait sur quelles réponses la date a été retenue.
Oui, non, et le « à la rigueur » qui change tout
Deux réponses ne suffisent pas. Entre « je peux » et « je ne peux pas » il y a « je peux, mais je préférerais éviter », et c'est souvent cette réponse-là qui départage. Un créneau où tout le monde dit oui de mauvaise grâce n'est pas le même qu'un créneau où tout le monde dit oui franchement, et un sondage à deux réponses les confond.
- « Oui » compte pleinement. « À la rigueur » compte à part, et ne passe devant qu'à égalité de oui.
- Une case laissée vide n'est pas un non : la personne n'a simplement pas répondu sur ce moment.
- Le classement est une aide, pas une décision. C'est l'organisateur qui retient la date, en sachant qui elle arrange et qui elle gêne.
Ce qui fait un bon sondage
Un sondage mal posé produit des réponses inutilisables. Trop d'options, et personne ne les lit toutes ; une seule, et le groupe ne peut que dire oui ou non. Le bon nombre se situe entre trois et dix, assez pour laisser un vrai choix, assez peu pour qu'on réponde en une minute.
- Proposez des créneaux réalistes : une réunion à 8 h un lundi n'arrange personne et fera baisser tous les compteurs.
- Indiquez le lieu ou le lien de visioconférence dès le départ : il fait partie de la décision.
- Fixez une date limite quand la réunion approche : sans elle, la dernière réponse arrive la veille.
- Si la question est double, le jour puis l'heure, faites deux sondages : d'abord la semaine, ensuite le créneau.
Les fuseaux horaires, le piège classique
Dès qu'un participant est dans un autre fuseau, « 9 h » ne veut plus rien dire sans précision. Un sondage sérieux enregistre chaque créneau comme un instant, et l'affiche dans le fuseau de celui qui le lit. Les journées entières, elles, restent des dates : le 16 octobre est le 16 octobre à Paris comme à Montréal.
- Chaque participant voit les heures chez lui, et peut basculer sur le fuseau de l'organisateur.
- La date retenue est annoncée avec son fuseau de référence, pour qu'aucun doute ne subsiste.
- Aux changements d'heure, une heure qui n'existe pas est refusée, et une heure qui existe deux fois demande une précision : rien n'est converti en silence.
Le faire dans Ganttia
Le sondage vit dans la même application que le planning, les rétrospectives et le Poker. L'organisateur propose des journées ou des créneaux, partage un lien, et chacun répond depuis son navigateur, sans créer de compte. Une fois la date retenue, elle ne reste pas dans le sondage.
- Les participants répondent sans compte, et retrouvent leur réponse grâce à un lien personnel.
- Les réglages disent qui voit quoi : noms, résultats, ou seulement après avoir répondu. Le serveur les applique, pas seulement l'écran.
- La date retenue se télécharge en invitation d'agenda, devient un jalon dans un projet, ou ouvre directement la rétrospective qu'on cherchait à caler.
- Un sondage oublié est supprimé 90 jours après sa dernière date, et son organisateur est prévenu avant.
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Un sondage se crée en une minute, sans projet, et un lien suffit pour que chacun réponde, avec ou sans compte.