Chapitre 8
Trouver une date avec un sondage
Proposer des journées ou des créneaux, partager un lien, lire les disponibilités, retenir la date et la verser dans Ganttia.
À quoi sert l'onglet Dates
Un sondage de dates fixe une réunion sans échange de messages : vous proposez quelques moments, chacun dit ce qu'il peut, et la date se lit dans les réponses. Il ne dépend d'aucun projet : trouver une date n'oblige pas à ouvrir un planning.
- Un sondage se crée depuis l'onglet Dates, avec un compte Ganttia. Y répondre ne demande aucun compte.
- L'onglet liste vos sondages, et ceux auxquels vous avez répondu en étant connecté.
- Vous seul gérez vos sondages : ni le lien partagé ni un autre compte n'y donnent accès.
Proposer des dates
Choisissez d'abord ce que vous proposez : des journées entières, ou des créneaux horaires. Cochez ensuite les jours dans le calendrier ; pour des créneaux, chaque jour reçoit une ou plusieurs heures de début avec une durée.
- « Appliquer à tous les jours » recopie les créneaux d'un jour sur les autres : trois créneaux sur cinq jours se saisissent en un clic.
- Les heures se saisissent dans le fuseau du sondage, proposé d'après votre navigateur. Chaque participant les voit dans le sien.
- Une heure qui n'existe pas, au passage à l'heure d'été, est refusée. Une heure qui existe deux fois, au passage à l'heure d'hiver, demande laquelle.
- Soixante dates au plus. Au-delà, faites deux sondages : la semaine d'abord, le créneau ensuite.
Partager et régler la visibilité
Le sondage créé, son lien s'affiche : copiez-le, ou ouvrez votre messagerie avec un message prérempli. Toute personne qui a ce lien peut répondre ; si le lien a circulé trop loin, changez-le, l'ancien cesse aussitôt de fonctionner.
- « À la rigueur » peut être retiré, pour ne garder que oui et non.
- Les participants peuvent ne voir que les compteurs, sans les noms, ou ne rien voir du tout. Vous voyez toujours tout.
- Les résultats peuvent n'apparaître qu'après avoir répondu, pour que chacun réponde sans suivre le groupe.
- L'adresse électronique d'un participant n'est visible que de vous, et peut être rendue obligatoire.
- Une date limite ferme le sondage à l'heure dite.
Répondre, et revenir sur sa réponse
Un participant ouvre le lien : sa ligne l'attend déjà en tête de la grille. Chaque clic sur une case passe de ? à oui, à la rigueur, puis non ; « Aucune ne me va » met non partout ailleurs. Le nom n'est demandé qu'à la fin. Une date laissée sans réponse n'est jamais comptée comme un non.
- Sans compte, le navigateur se souvient de la réponse, et un lien personnel permet de la modifier depuis un autre appareil.
- Connecté, la réponse suit le compte : elle se retrouve partout, et le sondage apparaît dans « Mes réponses ».
- Le nom ne prouve rien : personne ne peut modifier la réponse d'un autre en saisissant le même nom.
- Les commentaires, sous la grille, servent à préciser « mardi, mais après 15 h ».
Lire les résultats et retenir la date
Les dates sont classées par nombre de oui, puis de « à la rigueur », puis par le moins de non. Le nombre de oui s'affiche en tête de chaque colonne. Le classement est indicatif : c'est vous qui retenez la date, avec un récapitulatif à confirmer.
- La date en tête est signalée « Le plus de disponibilités ». En cas d'égalité parfaite, aucune n'est désignée.
- Une date passée reste affichée, mais ne peut plus être retenue.
- Modifier une date déjà votée efface ses choix : l'écran dit combien avant d'enregistrer.
- Clore un sondage arrête les réponses sans retenir de date. Rouvrir le remet en jeu.
Et après la date retenue
La date retenue ne reste pas dans le sondage. Elle s'affiche à tous les participants, et vous proposez la suite depuis le sondage même.
- Une invitation d'agenda au format .ics, pour vous et pour chaque participant.
- Un jalon dans un de vos projets, à la date retenue. Si ce jour n'est pas ouvré dans le projet, le jalon se place sur le suivant, et l'écran le dit.
- Une rétrospective à l'heure du créneau, qui convie les participants disponibles ayant laissé une adresse.
- Un résumé prêt à coller dans une messagerie, et l'export des réponses en CSV.
Ce que Ganttia ne fait pas
- Aucun courriel n'est envoyé aux participants : le lien se partage par vos propres moyens, et la date retenue se lit sur le sondage.
- Pas de synchronisation avec un agenda : l'invitation .ics s'importe, elle ne se met pas à jour toute seule.
- Un sondage a un seul organisateur, et ne se transmet pas.
- Le jalon et la rétrospective créés depuis un sondage n'en gardent aucun lien : rouvrir le sondage ne les modifie pas.
- Un sondage est supprimé 90 jours après sa dernière date, sauf si vous choisissez de le conserver.